Jak mądrzej planować zatrudnienie pracowników sezonowych? Projektowanie siły roboczej i elastyczne rozwiązania

Sezon letni jest zarówno szansą, jak i wyzwaniem dla wielu firm. Restauracje, hotele, sprzedawcy detaliczni i sektor rolniczy spodziewają się większej liczby klientów i wyższego popytu, ale jednocześnie borykają się z problemami z siłą roboczą – zbyt małą lub zbyt dużą liczbą pracowników sezonowych w nieodpowiednim czasie. Istnieje również potrzeba pokrycia urlopów stałych pracowników i reagowania na liczbę klientów zależną od pogody.

Wiele firm stara się rekrutować więcej osób na lato, szkolić je w pośpiechu i mieć nadzieję, że wszystko się uda. Ale czy jest to najlepsza strategia?

Nie do końca. Zwycięstwo nie zawsze wynika z posiadania największego lub najdroższego zespołu – chodzi o to, jak mądrze wykorzystujesz swoją siłę roboczą.

Projektowanie siły roboczej oznacza, że firmy strategicznie przydzielają obciążenia pracą i tworzą system, który zapewnia odpowiednią liczbę pracowników we właściwym czasie. Gdy pracownicy sezonowi są mądrze planowani, firmy mają niższe koszty, mniej stresu i lepszą jakość usług.


1. Projektowanie pracy – czym jest i dlaczego jest ważne?

Tradycyjnie podejście do pracy sezonowej było proste: „Potrzebujemy więcej ludzi na lato, po prostu zatrudnimy więcej”. Problem polega na tym, że prowadzi to do wysokich kosztów rekrutacji, wielu nowych szkoleń i często nierównej obsługi, ponieważ nowi pracownicy mogą nie być jeszcze zaznajomieni ze standardami firmy.

Workforce Design to podejście, w którym firmy analizują, które zadania są krytyczne dla stałego zespołu, a które mogą być skutecznie realizowane przez elastyczną siłę roboczą.

Zamiast po prostu zatrudniać więcej osób na sezon, powinniśmy prosić o więcej:

  • Które zadania wymagają stabilnego pracownika z większą i długoterminową bazą wiedzy oraz umiejętnością rozwijania procesów?
  • Które zadania są bardziej prawdopodobne do wykonania w krótkim czasie i łatwo skalowalne?
  • W jaki sposób można zagwarantować, że jakość usług świadczonych przez firmę nie ulegnie wahaniom w przypadku korzystania z pracowników sezonowych?

💡 Czytaj więcej: Projektowanie siły roboczej motorem rozwoju biznesu


2) Personel stały i sezonowy: kto co robi?

Wiele firm stara się wymagać od swoich stałych pracowników wszystkiego – pracy operacyjnej, zapewnienia jakości, obsługi klienta i doradztwa. Rezultatem są przepracowani pracownicy i nieefektywny zespół.

Zamiast tego, zadania powinny być podzielone zgodnie z następującą logiką:

Zrównoważony zespół – ludzie, którzy tworzą długoterminową wartość

✅ Odpowiada za jakość usług i rozwój procesów
✅ Zdobywa dogłębną wiedzę na temat produktów, usług i klientów
✅ Menedżerowie lub kluczowi pracownicy, których działania mają bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe.

Przykład 1 – Restauracja: stały zespół obejmuje szefa kuchni, barmana i menedżerów, którzy znają menu i zapewniają jakość usług.

Przykład 2 – Zakwaterowanie: w hotelu stały zespół powinien składać się z recepcjonisty i kierownika housekeepingu, którzy zapewniają jakość usług i koordynują pracę zespołu housekeepingu. W sezonie można jednak dodać pracowników sezonowych, takich jak personel sprzątający i personel śniadaniowy.

Przykład 3 – Handel detaliczny: w dużym sklepie potrzebny jest stały zespół, który zna asortyment i potrafi doradzać klientom. Jednak w sezonie można dodać pracowników sezonowych do pomocy w magazynie i salonie sprzedaży, którzy nie wymagają tak intensywnego szkolenia.

Przykład 4 – Rolnictwo: doświadczeni agronomowie i operatorzy maszyn są częścią stałego zespołu, ale pracownicy sezonowi mogą zajmować się zbiorami i pakowaniem, które zależą od pogody i plonów.


3) Rozwiązanie Hub – jak działa i dlaczego jest ważne?

Wiele firm jest przyzwyczajonych do rekrutacji pracowników sezonowych, zatrudniając nowy zespół na cały sezon, mając nadzieję, że wszystko się uda. Problem? Jest to czasochłonne, kosztowne, a pracownicy mogą nie dotrwać do końca. Z naszych własnych danych wiemy, że pracownicy sezonowi zatrudnieni w dobrej wierze na całe lato już na początku sierpnia orientują się, że nie odpoczęli, nie nacieszyli się latem i odchodzą. Jednak w zależności od branży i pogody sezon trwa do końca września.

GoWorkaBit Hub oferuje inne podejście.

Jak działa Hub?

  1. Pomożemy Ci stworzyć zespół elastycznych pracowników, zwany Hubem, który uzupełni Twój stały personel. Wszystkie osoby w Hubie są zaangażowane w długoterminową pracę dla Ciebie, są częścią Twojej firmy.
  2. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać dni, w których musisz pracować, do naszego harmonogramu. Prawdopodobnie wiesz już, które dni są bardziej pracowite, a które mniej. Możesz odpowiednio skonfigurować swój harmonogram.

    Jesteśmy również po to, aby pomóc w przypadku nieoczekiwanych sytuacji – jeśli zdarzy się, że następnego dnia zabraknie siły roboczej, na przykład z powodu choroby lub nieoczekiwanego pilnego zamówienia, umieść nową datę w GoWorkaBit na jutro.
  3. W Hubie ludzie z Twojego zespołu widzą wykresy, które publikujesz i sami się na nich umieszczają. Z naszego doświadczenia wynika, że udaje nam się dotrzymać 95-97% wszystkich terminów harmonogramu.
  4. Jeśli któryś z pracowników Hub poinformuje, że nadal nie może przyjść do pracy, system GoWorkaBit pomoże szybko znaleźć zastępstwo.
  5. Po zakończeniu pracy obie strony – pracodawca i pracownik – spisują zakres wykonanej pracy. Na tej podstawie automatycznie wypłacane jest wynagrodzenie i wystawiana jest faktura.

Praktyczny przykład w restauracji:

  • Gdy jest ładna pogoda, a taras jest pełen klientów, wystarczy kilka kliknięć w Hubie, aby zaprosić pracowników sezonowych, którzy pracowali tam wcześniej i znają się na rzeczy.
  • Jeśli pojawi się nieoczekiwana rezerwacja biznesowa, można szybko wezwać dodatkowych pracowników.

4. przewodnik krok po kroku: jak planować i zarządzać pracownikami sezonowymi

1) Jeśli można przeanalizować dane, należy przyjrzeć się poprzednim sezonom.

  • Które tygodnie i dni były najbardziej pracowite?
  • Które zadania wymagają większej liczby osób, a które można zoptymalizować?

2. zbudować rozszerzony zespół przed szczytem sezonu

  • Stwórz GoWorkaBit Hub, aby znaleźć pracowników sezonowych, do których możesz oddzwaniać kilka razy w ciągu lata.
  • Uwzględnij pracowników sezonowych, których znasz już z poprzednich lat i których również możesz skierować do Hub.

3. szybkie, ale skuteczne wdrażanie

  • Stwórz ustandaryzowany przewodnik dla nowych pracowników – może to być szkolenie wideo lub prosta lista rzeczy do zrobienia. Ważne jest, aby spisać oczekiwania zarówno dla siebie, jak i pracownika w zakresie wydajności. Na przykład „dobra obsługa” nie jest jednoznaczna i daje ludziom różne pomysły. Lepiej jest sprecyzować działania związane z dobrą obsługą w firmie. Na przykład: „1. witanie klientów przy drzwiach, odprowadzanie ich do stolika 2. Proszenie o wodę z menu” itp.
  • Skorzystaj z zasady mentoringu, w której bardziej doświadczony pracownik jest mentorem nowego pracownika przez wymagany okres. Ważne jest, aby doświadczony pracownik był świadomy dodatkowego zadania i oczekiwań – czy oczekuje się od niego pełnego szkolenia, czy tylko odpowiedzi na pojawiające się pytania? W jakich przypadkach powinien na przykład wysłać pracownika sezonowego do kierownika? Czy dodatkowa praca związana z mentoringiem jest płatna osobno?

4. Korzystanie z elastycznych rozwiązań do zarządzania pracownikami

  • Zadzwoń do pracowników sezonowych z krótkim wyprzedzeniem – GoWorkaBit może nawet znaleźć osobę na następny dzień.

Podsumowując: jak mądrze wykorzystywać pracowników sezonowych?

Zastanów się, które zadania wymagają stałego zespołu, a które mogą być wykonywane elastycznie.
Skorzystaj z Hub, aby zatrzymać pracowników sezonowych, których znasz i możesz szybko wezwać.
Zoptymalizuj planowanie zatrudnienia, aby uniknąć nadmiernych wydatków i niskiej jakości usług.

Jeśli potrzebujesz szybkiej i elastycznej siły roboczej bez skomplikowanego procesu rekrutacji, załóż konto GoWorkaBit i znajdź pracowników sezonowych dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebujesz!

Elastyczni pracownicy – nowy standard dla firm

Nadszedł czas, aby przenieść strategię zatrudnienia na wyższy poziom. Dzięki GoWorkaBit możesz utrzymać koszty pracy pod kontrolą, jednocześnie zapewniając, że wszystkie stanowiska są obsadzone dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebujesz.

Przewijanie do góry