Sezon letni jest zarówno szansą, jak i wyzwaniem dla wielu firm. Restauracje, hotele, sprzedawcy detaliczni i sektor rolniczy spodziewają się większej liczby klientów i wyższego popytu, ale jednocześnie borykają się z problemami z siłą roboczą – zbyt małą lub zbyt dużą liczbą pracowników sezonowych w nieodpowiednim czasie. Istnieje również potrzeba pokrycia urlopów stałych pracowników i reagowania na liczbę klientów zależną od pogody.
Wiele firm stara się rekrutować więcej osób na lato, szkolić je w pośpiechu i mieć nadzieję, że wszystko się uda. Ale czy jest to najlepsza strategia?
Nie do końca. Zwycięstwo nie zawsze wynika z posiadania największego lub najdroższego zespołu – chodzi o to, jak mądrze wykorzystujesz swoją siłę roboczą.
Projektowanie siły roboczej oznacza, że firmy strategicznie przydzielają obciążenia pracą i tworzą system, który zapewnia odpowiednią liczbę pracowników we właściwym czasie. Gdy pracownicy sezonowi są mądrze planowani, firmy mają niższe koszty, mniej stresu i lepszą jakość usług.
1. Projektowanie pracy – czym jest i dlaczego jest ważne?
Tradycyjnie podejście do pracy sezonowej było proste: „Potrzebujemy więcej ludzi na lato, po prostu zatrudnimy więcej”. Problem polega na tym, że prowadzi to do wysokich kosztów rekrutacji, wielu nowych szkoleń i często nierównej obsługi, ponieważ nowi pracownicy mogą nie być jeszcze zaznajomieni ze standardami firmy.
Workforce Design to podejście, w którym firmy analizują, które zadania są krytyczne dla stałego zespołu, a które mogą być skutecznie realizowane przez elastyczną siłę roboczą.
Zamiast po prostu zatrudniać więcej osób na sezon, powinniśmy prosić o więcej:
- Które zadania wymagają stabilnego pracownika z większą i długoterminową bazą wiedzy oraz umiejętnością rozwijania procesów?
- Które zadania są bardziej prawdopodobne do wykonania w krótkim czasie i łatwo skalowalne?
- W jaki sposób można zagwarantować, że jakość usług świadczonych przez firmę nie ulegnie wahaniom w przypadku korzystania z pracowników sezonowych?
💡 Czytaj więcej: Projektowanie siły roboczej motorem rozwoju biznesu
2) Personel stały i sezonowy: kto co robi?
Wiele firm stara się wymagać od swoich stałych pracowników wszystkiego – pracy operacyjnej, zapewnienia jakości, obsługi klienta i doradztwa. Rezultatem są przepracowani pracownicy i nieefektywny zespół.
Zamiast tego, zadania powinny być podzielone zgodnie z następującą logiką:
Zrównoważony zespół – ludzie, którzy tworzą długoterminową wartość
✅ Odpowiada za jakość usług i rozwój procesów
✅ Zdobywa dogłębną wiedzę na temat produktów, usług i klientów
✅ Menedżerowie lub kluczowi pracownicy, których działania mają bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe.
Przykład 1 – Restauracja: stały zespół obejmuje szefa kuchni, barmana i menedżerów, którzy znają menu i zapewniają jakość usług.
Przykład 2 – Zakwaterowanie: w hotelu stały zespół powinien składać się z recepcjonisty i kierownika housekeepingu, którzy zapewniają jakość usług i koordynują pracę zespołu housekeepingu. W sezonie można jednak dodać pracowników sezonowych, takich jak personel sprzątający i personel śniadaniowy.
Przykład 3 – Handel detaliczny: w dużym sklepie potrzebny jest stały zespół, który zna asortyment i potrafi doradzać klientom. Jednak w sezonie można dodać pracowników sezonowych do pomocy w magazynie i salonie sprzedaży, którzy nie wymagają tak intensywnego szkolenia.
Przykład 4 – Rolnictwo: doświadczeni agronomowie i operatorzy maszyn są częścią stałego zespołu, ale pracownicy sezonowi mogą zajmować się zbiorami i pakowaniem, które zależą od pogody i plonów.
3) Rozwiązanie Hub – jak działa i dlaczego jest ważne?
Wiele firm jest przyzwyczajonych do rekrutacji pracowników sezonowych, zatrudniając nowy zespół na cały sezon, mając nadzieję, że wszystko się uda. Problem? Jest to czasochłonne, kosztowne, a pracownicy mogą nie dotrwać do końca. Z naszych własnych danych wiemy, że pracownicy sezonowi zatrudnieni w dobrej wierze na całe lato już na początku sierpnia orientują się, że nie odpoczęli, nie nacieszyli się latem i odchodzą. Jednak w zależności od branży i pogody sezon trwa do końca września.
GoWorkaBit Hub oferuje inne podejście.
Jak działa Hub?
- Pomożemy Ci stworzyć zespół elastycznych pracowników, zwany Hubem, który uzupełni Twój stały personel. Wszystkie osoby w Hubie są zaangażowane w długoterminową pracę dla Ciebie, są częścią Twojej firmy.
- Wszystko, co musisz zrobić, to dodać dni, w których musisz pracować, do naszego harmonogramu. Prawdopodobnie wiesz już, które dni są bardziej pracowite, a które mniej. Możesz odpowiednio skonfigurować swój harmonogram.
Jesteśmy również po to, aby pomóc w przypadku nieoczekiwanych sytuacji – jeśli zdarzy się, że następnego dnia zabraknie siły roboczej, na przykład z powodu choroby lub nieoczekiwanego pilnego zamówienia, umieść nową datę w GoWorkaBit na jutro. - W Hubie ludzie z Twojego zespołu widzą wykresy, które publikujesz i sami się na nich umieszczają. Z naszego doświadczenia wynika, że udaje nam się dotrzymać 95-97% wszystkich terminów harmonogramu.
- Jeśli któryś z pracowników Hub poinformuje, że nadal nie może przyjść do pracy, system GoWorkaBit pomoże szybko znaleźć zastępstwo.
- Po zakończeniu pracy obie strony – pracodawca i pracownik – spisują zakres wykonanej pracy. Na tej podstawie automatycznie wypłacane jest wynagrodzenie i wystawiana jest faktura.
Praktyczny przykład w restauracji:
- Gdy jest ładna pogoda, a taras jest pełen klientów, wystarczy kilka kliknięć w Hubie, aby zaprosić pracowników sezonowych, którzy pracowali tam wcześniej i znają się na rzeczy.
- Jeśli pojawi się nieoczekiwana rezerwacja biznesowa, można szybko wezwać dodatkowych pracowników.
4. przewodnik krok po kroku: jak planować i zarządzać pracownikami sezonowymi
1) Jeśli można przeanalizować dane, należy przyjrzeć się poprzednim sezonom.
- Które tygodnie i dni były najbardziej pracowite?
- Które zadania wymagają większej liczby osób, a które można zoptymalizować?
2. zbudować rozszerzony zespół przed szczytem sezonu
- Stwórz GoWorkaBit Hub, aby znaleźć pracowników sezonowych, do których możesz oddzwaniać kilka razy w ciągu lata.
- Uwzględnij pracowników sezonowych, których znasz już z poprzednich lat i których również możesz skierować do Hub.
3. szybkie, ale skuteczne wdrażanie
- Stwórz ustandaryzowany przewodnik dla nowych pracowników – może to być szkolenie wideo lub prosta lista rzeczy do zrobienia. Ważne jest, aby spisać oczekiwania zarówno dla siebie, jak i pracownika w zakresie wydajności. Na przykład „dobra obsługa” nie jest jednoznaczna i daje ludziom różne pomysły. Lepiej jest sprecyzować działania związane z dobrą obsługą w firmie. Na przykład: „1. witanie klientów przy drzwiach, odprowadzanie ich do stolika 2. Proszenie o wodę z menu” itp.
- Skorzystaj z zasady mentoringu, w której bardziej doświadczony pracownik jest mentorem nowego pracownika przez wymagany okres. Ważne jest, aby doświadczony pracownik był świadomy dodatkowego zadania i oczekiwań – czy oczekuje się od niego pełnego szkolenia, czy tylko odpowiedzi na pojawiające się pytania? W jakich przypadkach powinien na przykład wysłać pracownika sezonowego do kierownika? Czy dodatkowa praca związana z mentoringiem jest płatna osobno?
4. Korzystanie z elastycznych rozwiązań do zarządzania pracownikami
- Zadzwoń do pracowników sezonowych z krótkim wyprzedzeniem – GoWorkaBit może nawet znaleźć osobę na następny dzień.
Podsumowując: jak mądrze wykorzystywać pracowników sezonowych?
✅ Zastanów się, które zadania wymagają stałego zespołu, a które mogą być wykonywane elastycznie.
✅ Skorzystaj z Hub, aby zatrzymać pracowników sezonowych, których znasz i możesz szybko wezwać.
✅ Zoptymalizuj planowanie zatrudnienia, aby uniknąć nadmiernych wydatków i niskiej jakości usług.
Jeśli potrzebujesz szybkiej i elastycznej siły roboczej bez skomplikowanego procesu rekrutacji, załóż konto GoWorkaBit i znajdź pracowników sezonowych dokładnie wtedy, kiedy ich potrzebujesz!