Czy menedżer HR i menedżer biznesowy w Twojej firmie działają w sposób zsynchronizowany? Zbyt często obie strony działają równolegle, ale w różnych kierunkach. Rezultatem jest strategiczna rozbieżność, która utrudnia rozwój i elastyczność firmy.
„Zbyt często spotykam się z sytuacją, w której menedżerowie biznesowi i menedżerowie HR nie mówią tego samego. To wyraźny sygnał, że firma nie jest na tej samej stronie” – powiedział Kristjan Vanaselja, założyciel GoWorkaBit.
Jak to zmienić? Oto trzy praktyczne sposoby, aby pomóc HR i zarządzaniu biznesem współpracować bardziej płynnie.
1) Współpraca na wszystkich poziomach, nie tylko na poziomie kierownictwa.
Współpraca między działem HR a kierownictwem firmy nie ogranicza się do szczebla kierowniczego. Musi ona również obejmować menedżerów pierwszej linii, zespoły, a nawet pracowników tymczasowych.
„Menedżer i menedżer HR nie mogą podejmować dobrych decyzji bez wychodzenia z biura. Aby naprawdę zrozumieć, co dzieje się w firmie, powinni od czasu do czasu udać się razem na halę – porozmawiać z pracownikami, poczuć środowisko pracy i zobaczyć procesy na własne oczy” – podkreśliła Kaidi Kask, wieloletnia kadra kierownicza wyższego szczebla w handlu detalicznym (Sportland, LPP Estonia, Jysk). Kontynuuje: „Często zakłada się, że menedżerowie dokładnie wiedzą, co dzieje się na różnych poziomach firmy, ale w rzeczywistości ważne szczegóły mogą zostać przeoczone. Kiedy menedżer i menedżer HR mają prawdziwe poczucie środowiska pracy, ich moc decyzyjna staje się silniejsza”.
Na przykład w firmie logistycznej, w której pracownicy magazynu i dystrybucji mają kluczowe znaczenie dla działalności, menedżer i kierownik ds. zasobów ludzkich mogą regularnie spędzać jeden dzień roboczy na kwartał razem z pracownikami pierwszej linii. Zaangażowanie w odbiór, kompletację i wysyłkę towarów może pomóc w wykryciu wąskich gardeł, które nie są widoczne z biura, takich jak nierównomierne obciążenie pracą i harmonogramy zmian.
Kolejnym krokiem powinno być zintegrowanie tego wspólnego doświadczenia z procesem projektowania miejsca pracy. Co kwartał kierownictwo może dokonywać przeglądu celów firmy w zakresie wzrostu i wydajności oraz oceniać, co należy zrobić, aby je osiągnąć, jakie umiejętności są wymagane i czy obecne procesy wspierają te cele. Pozwoli to na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących planowania zatrudnienia i optymalizacji procesów.
2. Strategia HR i cele biznesowe muszą być zsynchronizowane.
W szybko zmieniającym się środowisku biznesowym menedżer HR musi być partnerem strategicznym, a nie tylko funkcją wspierającą. Jeśli menedżer HR nie wie, jakie są cele biznesowe, nie może odpowiednio dostosować rozwiązań HR.
„Jeśli menedżerowie HR potrafią pokazać, w jaki sposób elastyczna siła robocza może obniżyć koszty i zwiększyć wydajność operacyjną, mogą stać się najważniejszym partnerem strategicznym w organizacji” – podkreślił Kristjan Vanaselja.
„Zarządzanie zasobami ludzkimi nie może być jedynie odpowiedzią na polecenia kierownika produkcji. Jeśli menedżer ds. zasobów ludzkich jest zaangażowany w planowanie procesu produkcyjnego, może zapewnić rozwiązania, które wspierają zarówno cele produkcyjne, jak i rozwój ludzi” – powiedziała Katri Jürine.
Na przykład w firmie produkcyjnej, gdzie wydajność operacyjna jest bezpośrednio zależna od dostępności i umiejętności siły roboczej, kierownik produkcji i kierownik ds. zasobów ludzkich mogą ściśle współpracować, aby zapewnić, że zasoby ludzkie nie są tylko zasobem reaktywnym, ale strategiczną częścią rozwiązywania problemów biznesowych.
Istnieją dobre możliwości, aby to osiągnąć:
- spotykają się regularnie, aby analizować rozwój procesów produkcyjnych i potencjalne problemy pracownicze, zanim staną się one krytyczne.
- Wspólnie ustalamy, jakie umiejętności są potrzebne, nie tylko do obsadzenia istniejących stanowisk, ale także do zwiększenia wydajności produkcji.
- Przegląd organizacji pracy i planowanie bardziej elastycznych rozwiązań, takich jak wykorzystanie pracowników tymczasowych lub wewnętrznych programów przekwalifikowania.
💡 Czytaj więcej: 4 praktyczne kroki: analiza i planowanie siły roboczej
Gdy dział HR i kierownik produkcji wykraczają poza zaspokajanie potrzeb pracowników i omawiają strategiczne rozwiązania, może to pomóc zoptymalizować procesy pracy, zmniejszyć niepotrzebne koszty i zwiększyć ogólną produktywność.
3. otwarta i regularna komunikacja
Jeśli menedżer HR i menedżer biznesowy nie wymieniają się informacjami, trudno jest cokolwiek wspólnie osiągnąć. Regularna i otwarta komunikacja może pomóc uniknąć nieporozumień i błędów.
„Aby odnieść sukces, potrzebna jest otwarta i ścisła komunikacja. Menedżerowie HR muszą rozumieć potrzeby firmy, a menedżerowie muszą być gotowi do wyjaśnienia swoich celów” – podkreślił Kristjan Vanaselja.
Aby zapewnić lepszą komunikację w firmie, każdy dział mógłby przedstawić swoje kluczowe liczby i trendy w prostym i łatwym do zrozumienia formacie. Można to osiągnąć poprzez:
- organizowanie comiesięcznych spotkań międzyfunkcyjnych, podczas których działy krótko dzielą się swoimi kluczowymi wskaźnikami i głównymi wyzwaniami.
- Stwórz przejrzysty przegląd wizualny, taki jak pulpit nawigacyjny lub pulpity nawigacyjne KPI, które pozwolą wszystkim działom szybko zrozumieć, w jaki sposób ich działania wpływają na szerszy obraz.
- Wdrożenie krótkich spotkań typu „stand-up”, podczas których każdy przedstawiciel zespołu dzieli się swoimi priorytetami i głównymi przeszkodami, dając innym działom możliwość zaoferowania wsparcia.
- Zachęcaj menedżerów HR do aktywnego uczestnictwa w spotkaniach biznesowych, aby mogli wnieść swój wkład w organizację pracy, systemy motywacyjne i rozwój personelu, a nie tylko zaspokajać potrzeby rekrutacyjne.
Takie kroki mogą uczynić przepływ informacji bardziej przejrzystym i pomóc różnym działom w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.
Podsumowanie
Koordynacja zarządzania zasobami ludzkimi i biznesem to nie tylko zadanie administracyjne – to strategiczny krok, który pomaga firmie rozwijać się i stawać się bardziej konkurencyjną. Gdy menedżer HR jest aktywnie zaangażowany w procesy biznesowe, a menedżerowie jednostek biznesowych traktują zarządzanie zasobami ludzkimi jako partnerstwo, organizacja pracy może być bardziej wydajna, a pracownicy bardziej zmotywowani.
Firmy odnoszące sukcesy nie traktują zarządzania zasobami ludzkimi jako funkcji pomocniczej, ale wykorzystują je jako narzędzie do poprawy wyników biznesowych.
Artykuł został napisany na podstawie webinarium zorganizowanego przez GoWorkaBit, w którym Katri Jürine (HR Manager w Thermory, przewodnicząca zarządu PARE), Kaidi Kask (była CEO Sportland, LPP Estonia, Jysk) i Kristjan Vanaselja (założyciel GoWorkaBit, członek zarządu PARE) wzięli udział w panelu dyskusyjnym. Obejrzyj całą rozmowę na YouTube: https://youtu.be/WZ6eWhgDGK4