Sign up with your email address to be the first to know about new products, VIP offers, blog features & more.

4 praktilist sammu: kuidas teha tööjõuanalüüsi ja -planeerimist aastal 2024

By Posted on No tags 0

Tööjõuanalüüs ja planeerimine on 2024. aastal muutunud veelgi kriitilisemaks, kuna ettevõtted seisavad silmitsi kiiresti muutuvate tööturu tingimustega. Õige tööjõustrateegia võimaldab ettevõtetel maksimeerida tõhusust ja vähendada üleliigseid kulusid. See blogipostitus jagab praktilisi näpunäiteid, kuidas teha tõhusat tööjõuanalüüsi ja planeerimist.

2024. aastal on tööjõu õige planeerimine olulisem kui kunagi varem. Majanduslik ebakindlus, tehnoloogilised muutused, suurem võimekus andmeid koguda ja analüüsida ning demograafilised muutused mõjutavad tööjõu vajadusi ja kättesaadavust. Täpne tööjõuanalüüs aitab tuvastada nii praegused kui ka tulevased lüngad ja võimalused, aidates juhtidel teha teadlikke otsuseid.

Tööjõuanalüüsi sammud

1. Andmete kogumine

Andmete kogumine on tööjõuanalüüsi esimene ja üks olulisemaid etappe. See hõlmab nii kvantitatiivset kui ka kvalitatiivset informatsiooni.

  • Kvantitatiivsed tööjõu andmed: müügi- ja tootmismahud, klientide ja tellimuste arv kindlatel aegadel, töötundide arv, töötajate arv, palgakulud, üle- ja alatunnid, haiguslehed ja muud mõõdetavad näitajad. Andmete kogumiseks võib kasutada nii tööajatabelite haldussüsteeme, personaliinfosüsteeme kui ka finantstarkvara.
  • Kvalitatiivsed tööjõu andmed: töötajate oskused, kogemused, haridustase, töörahulolu, lahkumisintervjuude tulemused ning juhtide ja töötajate tagasiside. Korralda regulaarseid küsitlusi ja intervjuusid, et mõista töötajate rahulolu ja potentsiaalseid arenguvajadusi.
2. Vajaduste hindamine

See etapp aitab määratleda, milliseid oskusi ja ressursse on ettevõttel vaja praegu ja milliseid tulevikus.

  • Töö analüüs: tee kindlaks, millised tööülesanded ja rollid on organisatsioonis olemas ja millised võivad tulevikus tekkida. See hõlmab töökohaspetsiifika kirjeldamist, oskuste, nõudmiste kaardistamist ja töökohtade klassifitseerimist.
  • Tulevikuprojektide ja laienemiskavade analüüs: hinda, kuidas kavandatavad projektid või laienemised mõjutavad tööjõuvajadusi. Kasuta stsenaariumipõhist planeerimist, et modelleerida erinevaid tulevikustsenaariume ja nende mõju tööjõule.
3. Lünkade analüüs

Lünkade analüüs aitab tuvastada erinevused olemasolevate ressursside ja tulevaste vajaduste vahel.

  • SWOT-analüüs: kasuta SWOT-analüüsi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), et hinnata ettevõtte siseseid tugevusi ja nõrkusi tööjõu osas ning väliseid võimalusi ja ohte.
  • Oskuste kaardistamine: koosta olemasolevate töötajate oskuste nimekiri ja võrdle seda tulevaste vajadustega. See aitab tuvastada oskuste lüngad, mida on vaja täita koolituste, värbamise või arendamise kaudu.
4. Tehnoloogia kasutamine

Tehnoloogilised vahendid võivad märkimisväärselt lihtsustada ja parandada tööjõuanalüüsi protsessi.

  • Tööjõuanalüütika tarkvara: kasuta spetsialiseeritud tööjõuanalüütika platvorme, mis võimaldavad reaalajas andmete kogumist, töötlemist ja visualiseerimist. Need platvormid pakuvad sageli ka ennustavaid analüüsivahendeid, mis aitavad prognoosida tuleviku tööjõuvajadusi.
  • Pilvepõhised personalihalduse süsteemid: integreeri pilvepõhised personalihalduse süsteemid oma olemasoleva tarkvaraga, mis võimaldavad juurdepääsu andmetele igal ajal ja igalt poolt, tagades andmete ühtsuse ja ajakohasuse.

Tänu põhjalikumale analüüsile oleme aidanud ühel jaemüügiettevõttel muuta kogu oma personaliplaneerimist selliselt, et töötajate arv nende kauplustes oleks selges korrelatsioonis klientide arvu ja müügitulemustega. Sellega vähendasime me ettevõtte personalikulu ja kasvatasime läbi parema ja aktiivsema klienditeeninduse müügimahte.

Ühes Eesti tootmisettevõttes aitas põhjalikum analüüs võtta kõrgema tasuga kogenumatelt töötajatelt ära rutiinsed ja lihtsamad ülesanded, et nad saaks keskenduda ainult kõrgemat lisandväärtust loovatele ja oma kvalifikatsioonile vastavatele ülesannetele.
 

“Sokotel AS kasutab GoWorkaBit platvormi väga erinevates valdkondades töötajate leidmisel, kui töömaht ootamatult ja/või lühiajaliselt kasvab. GoWorkaBiti proovimise ja kasutamise vajadus tekkis ärilisest vajadusest tulenevatele probleemidele lahendust otsides.

Majutuse- ja toitlustuse valdkonnas on töökoormus sageli hüppeline, mil töötajate arv erineb kordades tavapärasest töötajate arvust. Selline vajadus võib sõltuda mõnest suuremast turismigrupist või konverentsist ning nende soovidest ja vajadustest. Tuleb ette hommikuid, mil meil on vaja mõne loetud tunni jooksul teenindada ligi 1200 külalist ja lühiajaliselt vajalike abikäte hulk võib seetõttu olla ootamatult suur. 

Kui töötajate vajadus tekib ootamatult või lühiajaliselt, siis on ettevõtete- ja personalijuhtidele suureks abiks just GoWorkaBiti Hub. Need on sinu inimesed, kes tulevad tööle just siis, kui seda vajad. Oleks märkimisväärselt töömahukam kogu organisatsioonile – ja tundub isegi ebaefektiivne ning mõeldamatu – tavapärase värbamisprotsessi kaudu otsida abikäsi mõneks tunniks.”

Airi Neemre
Personalijuht
Sokotel AS (Original Sokos Hotel Viru)

Paindlikkuse integreerimine

Tööjõu planeerimisel tuleb arvestada paindlikkuse suurendamisega, mis võimaldab kiiresti reageerida muutuvatele nõudmistele. GoWorkaBit`i Hub’i mudel, kus püsitöötajatele lisaks on ettevõttel koolitatud ja tööprotsessidega tuttavatest töötajatest tiim, mis tagab, et ettevõttel on alati õige arv töötajaid olemas kui seda vaja on, ilma et peaks üleliia investeerima püsivatesse tööjõukuludesse. See lähenemine aitab ettevõtetel hoida oma põhitöötajate arvu optimaalsena, samal ajal kui paindlik Hub on valmis kiiresti liituma, kui nõudlus tööjõu järele kasvab.

“Kaubanduses on paindlikkus vajalik ja seda GoWorkaBit pakub. Paindlikkus puhkuste ja haiguste asendamisel ja muudes SOS-olukordades. Leiab väga kiiresti inimesed nii ühekordsete ampsajate seast ning Hubi omadega, ehk pikaajaliste kontaktidega, on meil oma mõnus klapp. Hubis on meil juba oma lemmikud, keda eelistame esimeses järjekorras tööle kutsuda. GoWorkaBitiga katame vastavalt kuule 10-20% oma töötundidest.”

Kätlin Kibe
Personalijuht
LPP Estonia OÜ (Reserved, Cropp, Sinsay, House, Mohito)

Tõhus tööjõuanalüüs ja planeerimine on 2024. aastal iga eduka ettevõtte jaoks hädavajalik. See mitte ainult ei aita juhtida kulusid ja suurendada tõhusust, vaid loob ka aluse paindlikkusele ja kiirele kohandumisele turul toimuvate muutustega. GoWorkaBit`i lahendused pakuvad just neid vahendeid ja strateegiaid, mis aitavad saavutada need eesmärgid ning edukalt navigeerida keerulises majanduskliimas.